「TO」と「CC」と「BCC」を使いこなす！

皆さんは、メールの宛先である＜TO＞と＜CC＞と＜BCC＞の使い分けがしっかりできていますか？

＜TO＞は、「Outlook Express」では「宛先」と表示されており、文字通り手紙の宛先に当たります。同じ内容を同じように複数の人に伝えたい場合は、この欄に複数の相手先を入れます。

一方＜CC＞は、直接的な宛先ではありません。たとえば、他部門の担当者との交渉内容を上司にも把握しておいてもらいたいような場合、上司にも＜CC＞で送っておきます。そうすれば、あなたは、交渉内容を上司が把握してくれていることを期待できます。ただし、あくまでも＜CC＞は報告に過ぎないので、返事を期待するならば、上司にも＜TO＞で送るか、改めて内容が問題ないかどうかを確認しましょう。

また、返事を書く場合、＜TO＞と＜CC＞の両方に宛名が入っていたら、送信者はその内容を＜CC＞の人にも伝えたいということを示しています。したがって、基本的には「全員に返信」を使って返事を送った方がいいでしょう。

＜BCC＞は、＜TO＞と＜CC＞とは異なり、＜TO＞や＜CC＞で送った相手には、＜BCC＞で送った人のことが見えません。また、＜BCC＞に複数送信先が指定してあっても、お互いを認識することもできません。そこでたとえば、お客さまとのやりとりを、念のため上司にも伝えておきたいが、それは内部的なことで、お客さまに意識してもらわなくていいといった時に、上司に＜BCC＞で送るといった使い方をします。

また、転勤や時候の挨拶など、複数の人に同じ内容で一斉にメールを送るときも、＜BCC＞が便利です。このとき、＜BCC＞だけではメールは送信できないので、＜TO＞には自分のメールアドレスを入れます。ただし、この場合送信者と受信者が同じになって、同報メールであることがわかるので、あらかじめ、文頭に「同報メールにて失礼いたします。」といった一文を入れておくといいでしょう。受け取った人も、同報メールなら、特に返事を期待してないと気軽に受け流してくれます。逆に言えば、本当にお世話になった人に個別にちゃんと挨拶をしたいという場合には、それぞれ個人名を入れたメールを送ったほうがいいでしょう。

※ 「Outlook Express」では、左のフォルダで受信トレイを選択すると、「全員に返信」ボタンが表示され、＜TO＞と＜CC＞に入っていた相手全員に返信ができます。

取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日