「件名」や「本文」を工夫して、わかりやすいメールにしよう！

ビジネスのメールは、わかりやすいことが一番です。おたがい忙しいわけですから、もってまわった表現で、何が言いたいのか要領を得ないようでは、期待した返事をもらうことはできません。したがって、件名も本文も、簡潔でわかりやすいことが大切です。

件名は、メールの顔とも言える存在なので、一目で内容がわかるものにしましょう。「こんにちは」とか「お願い」のようなあいまいな表現では何のことかわからず、最悪迷惑メールと思われて捨てられてしまうことも。そのうえで、すぐに返事が欲しいものには、冒頭に【至急】とつけるとか、必ず返事が欲しい場合には【要返信】と入れるなど、件名だけを見て、ある程度内容や必要なアクションの推察がつくようにするといいでしょう。

本文の書き出しは、まず相手の名前を書き、あいさつをして自分の名前を名乗ります。あいさつは、社外の人なら「お世話になっております。」、社内の人なら「お疲れさまです。」といった程度の簡単なもので構いません。すぐに本題に入りましょう。

文章は簡潔でわかりやすいことが大切ですが、失礼にならないよう配慮します。メールは、対面や電話のように相手の反応がわからないので、特に頼みごとのメールでは、一方的な要求にならないよう、言葉遣いには気をつけましょう。

たとえば、「明日までに返事をください。」と書くところを、「お忙しいところ恐縮ですが、明日までにお返事をお願いします。」とすれば、同じ内容でも柔らかくなります。お願いしたい内容は簡潔に述べて、最後に一言こういった一文を入れるだけで、ずいぶん印象は変わるものです。ただし、過剰になりすぎると、逆に嫌みととられる場合もありますので、簡潔かつ丁寧を心がけてください。

なお、本文は適当に改行しながら書くことが大切です。改行が長すぎると、メールソフトの設定によっては変なところで改行され、非常に読みにくくなることがあります。１行は全角３０文字程度を目安にすれば、長すぎて強制的に折り返される心配はないでしょう。

文：長田真理

2009年06月01日