メール本文の履歴の扱い方

■Q.
よくメールをやりとりするお客さんで、やりとりの履歴を、メール下部にすべて付けてくる人がいます。また、先日は、念のためと言って、突然別の人とのやりとりを長々と送られて、困惑しました・・・。メールの履歴は、このようにすべて付けるのが正しいのでしょうか！？

★A.
そうですね。この場合、これが正解というルールは残念ながらありません。仕事ですからあまり形式にとらわれず、その時々で一番わかりやすいと思われる方法で書けばいいでしょう。

たとえば、相手の質問を細切れに引用して、答えることがよくあります。これは、質問がいくつかあって、それに一問一答する場合には有効です。人によっては手抜きと思われる可能性もありますが、ビジネス文書なら問題ないでしょう。

また、質問の全文をメール下部に添付する方法ですが、これも好き嫌いが分かれる方法です。ただし、会社によっては、それをルールにしているところもありますし、毎日何十通もメールをやりとりするような忙しい人は、過去の履歴がないと何の話だったのか忘れてしまうことも。ですから、そういうメールの送り方をする人の場合は、自分の好みはともかく、相手のルールに合わせてあげることも、ひとつの親切と言えるでしょう。


文：長田真理

2009年06月01日