スマートな手紙で“丁寧なできる人”を印象づけよう

従来のビジネスコミュニケーションでは、急ぎの場合や簡単な連絡は電話で、正式な依頼や報告などは手紙が利用されていました。しかし、現在では、従来手紙が担っていた役割の多くが電子メールに取って代わられており、手紙の出番は非常に少なくなっています。

とはいえ、もちろん完全になくなったわけではありません。礼状やあいさつなど特別な場合にはまだまだ手紙が有効です。手紙の出番が減っているからこそ、印象づけるチャンスでもあります。

手紙をうまく活用して、丁寧な会社、丁寧な人という印象を持たれたいですね。

手紙は今や特別なものになっています。したがって、改まった少し古風なくらいの丁寧さが求められます。たとえば、メールの場合は、

「いつもお世話になっております。○○です。」

程度のあいさつのみで、すぐに本題に入りますが、手紙は時候のあいさつや結びの言葉など、作法に従った形式に合わせる必要があります。

そうはいってもビジネス文書なので、要件が明確になるよう、件名をつける、日時などはっきりさせる必要があるものは「記」としてまとめて記す（元号または西暦から記載）など、、わかりやすさも大切です。私信と違って誰が読んでも意味が通じるよう書かなければなりません。俗語や略語、専門用語など誤解を生みそうな言葉は避け、平易かつ簡潔な言葉で、相手に真意が伝わるように心がけましょう。

また、今は手紙といえども、ほとんどの場合パソコンで打って出力をするとは思いますが、より一層印象づけたいような場合は手書きが有効です。ただし、誤字脱字はもってのほか。封をする前に必ずチェックしましょう。当然のことながら、赤や緑といった非常識な色のペンで書くのは避けてください。

監修：有川さち子（20/20 academy）
取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日