お礼状の基本はタイムリーな返信にあり！

お礼状の最大のポイントは、タイムリーに返信すること。遅くとも１週間以内と言われていますが、品物をいただいた場合には「確かに受け取りました」という確認の意味も含まれるので、できれば３日以内に出すようにします。
なお、万一１週間を過ぎてしまった場合は、本文の書き出しに、「お礼が遅くなり、申し訳ございません。」といったお詫びを述べましょう。

正式なお礼状では、「二重の白い封筒（＊１）」と「白い便箋」を使い、縦に手書きをします。ペンは、毛筆か万年筆が正式とされ、インクは黒を使います。ただし、オフィスに毛筆や万年筆がないという場合も多いでしょうから、ボールペンなどでも問題はありません。ただし、インクは常に黒を選んでください。

内容で気をつけたいのは、いただいた品物の品評などをしないこと。感謝の気持ちを伝えるための手紙なので、素直に感謝を述べるだけにとどめましょう。オーバーすぎる表現も、白々しい印象を与えかねないので避けましょう。また、あまり長文にならないよう、便箋１枚程度に収まる長さにとどめます。ただし、手紙は２枚以上が望ましいため（＊２）、できれば１枚で終わらせず、２枚目の２～３行までは書くようにしましょう。なお、１枚で終わってしまった時には、同じ便箋を白紙で１枚付けます。

便箋は、三つ折りにして、封筒に収めます（折り方と封入の仕方は図を参照）。
事務的な手紙はすぐ中味がわかるよう外表に折りますが、お礼状は中表で。
なお、折る際には、先方の名前部分に折り目がこないよう気をつけてください。封をする際にはのり付けにし、テープなどで留めないように。

最近は、手書きをすることも少なくなり、手紙もワープロソフトで作ることが一般的になっています。

このような出力文書は、手書きよりはカジュアルな印象になりますが、絶対にいけないということはありません。ただし、その場合でも署名と封筒の宛名は、手書きにします。

また、さらにカジュアルなお礼状としてハガキがあります。文面が人に見られても問題なく、比較的親しい間柄であれば、ハガキでも充分です。前日会合で会って助言をいただいたとか、飲食を共にしたなどの軽いお礼で、タイムリーに返信したいなら電子メールを使ってもいいでしょう。

これらの使い分けは、お礼をもらった側と先方との間柄にもよりますし、自社や先方の社風にもよります。たとえば先方が外資系やベンチャー企業のような場合は、カジュアルでも問題ないかもしれません。相手のことがわからない場合は丁寧に、わかってきたら相手に合わせるといった臨機応変な対応が望ましいでしょう。

＊１ 二重の白い封筒が望ましい理由：
二重封筒は中身が透けて見えないため、公私を問わず大切な手紙の時に使用します。ただし、弔辞の手紙については不幸が度重なるということで二重封筒は使用せず、一重の封筒を使用します。

＊２ 手紙は２枚以上が望ましい理由：
昔の風習では、悪いことは重ならないようにと弔辞に関する手紙は１枚で済ませたため、それ以外のものは２枚以上にするというところからきています。

監修：有川さち子（20/20 academy）
取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日