いつでもどこでも話せるからこそ、節度ある利用を！

今や仕事でもプライベートでも、なくてはならない存在となったケータイ。営業など外出が多い職種の人はもちろん、内勤の事務職でも、ケータイを持った営業担当者やお客さまに電話をかけることは少なくないはずです。

ケータイへの電話のかけ方・受け方について考えてみましょう。

＜ケータイへのかけ方＞
< まず、ケータイへかける場合には、相手がどういう状態にあるかわからないので、いきなり話し始めず、必ず「今よろしいですか？」と確認してから本題に入ります。相手が電車に乗っているなど話せない状態の時は、折り返してもらうか、何分後ならいいかを聞いた上でかけ直すようにします。基本的にお客さまへこちらからの用件でかけた場合は、折り返してもらうと高い通信費を負担してもらうことになってしまうので、こちらからかけ直す方がいいでしょう。

かけた相手が電話に出られず留守番電話になっている場合は、必ずメッセージを残すようにしましょう。ケータイは着信履歴が残るため、かけたことが相手にわかります。メッセージがないと、受けた人は折り返し電話する必要があるのかないのかがわかりません。まして電話番号が登録されていない人からかかってきた場合は、誰からかかってきたかもわからず、相手を困惑させることになってしまいます。ですので、後で自分からかければいいと思っても、必ずメッセージを残すようにします。なお、その際のメッセージは、わかりやすく簡潔にすることを心がけましょう。

ケータイに限ったことではありませんが、電話をかけるタイミングにも注意します。例えば始業直後や月曜の午前中などは、朝礼や会議を行なっている会社が多いので、なるべく避けて。また、いつでもつながるからといって、昼休みや夜遅くにはできるだけかけないのがマナーです。業界の慣習などにもよりますが、一般的には午後８時以降は避けた方がよいでしょう。

＜ケータイの受け方＞
会社や職種によっては、会社からケータイを貸与されている人もいるでしょう。そういう場合は、当然のことながら会社のケータイはビジネスのみで利用し、プライベートの用件は自分のケータイを利用します。

私用のケータイは、基本的に就業中は留守番電話設定にして電源を切っておきましょう。もし、小さい子供や病気の家族がいるなど緊急連絡が入る可能性があってどうしても切れないという人は、マナーモードにして、受ける時は席を外すようにします。ただし、あくまでも仕事中ということを忘れないように、話は簡潔に終わらせるよう心がけましょう。

ビジネス用のケータイであっても、客先に訪問して面談している時などは、電源を切っておきましょう。基本的に、お客さまと話をしている間は、目の前のお客さまのための時間です。マナーモードにしていても、バイブレータ機能などでかかってきたことが結構相手にわかってしまうもの。そうなるとお客さまの方から気を遣って「どうぞ出てください」などと言われてしまい、無駄な時間を使わせてしまうことになります。また、電源を切るのを忘れて呼び出し音が鳴ってしまった場合は、電話に出ず、すぐに電源を落とします。その上で、面談が終わってその会社を出てから、着信履歴やメッセージを確認し、必要な対処をするようにしましょう。

ただし、社内会議の場合は、お客さま第一ということで、お客さまからの電話には出るようにしているという会社もあるでしょう。そのような場合は、マナーモードにして、お客さまからであれば出るようにします。

そして気をつけたいのが、電話をかける場所です。ケータイはどこでも電話をかけられるので、駅のホームなど公共の場で大きな声でビジネスの電話をしている方を見かけたりしますが、これには注意が必要です。どこに誰がいるかわからないので、会話の端々から機密情報が漏れてしまう可能性も。駅や広場であっても、なるべく隅で、相手が聞き取れる範囲の小さな声で話すようにしましょう。

監修：有川さち子（20/20 academy）
取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日