メールやＦＡＸの送った、送らないのトラブル

■Q.
メールやＦＡＸで依頼を「出した」、「届いてない」で相手の会社とのトラブルが増えているように感じます。こういうトラブルは、どのように回避すればいいですか？

★A..
まずＦＡＸですが、ＦＡＸは基本的に何人かで１台を共用するものなので、送信した時には連絡を入れるようにしましょう。そうしないと、別の書類に紛れてしまう可能性があります。また、発信人・受取人の名前と連絡先を明記したFAX送信票もつけましょう。また、大量の書類を送ってしまうと長時間ＦＡＸを占有することになってしまい、先方にご迷惑をかけることも。どうしてもすぐに送る必要があるものでなければ、郵便や宅配便など別の方法を利用しましょう。

メールの場合は、絶対に相手に届いていると思わないことです。特に昨今は迷惑メールやウイルス対策により、メールを自動的に振り分けていることも少なくありません。時にはそのシステムが、正常なメールを迷惑メールと判断してしまうこともあるため、大切なメールは着信の確認が必要です。また、一日に受け取るメールの数が増えているため、タイトルがわかりにくいと見過ごされてしまう可能性もあります。たとえば、単純に返信をするとタイトルに「Re:（元のタイトル）」とつきますが、これを繰り返していると既に終わった話だと思われてしまうことも。話の内容が変わるときにはRe:ではなく、必ず新しくわかりやすいタイトルに直して、改めて送る方がいいでしょう。 リマインダ（相手が受け取ったかどうかを通知する機能）や、重要度の設定なども、相手の注意を喚起する上では有効です。ただし、どれもこれも設定すると、却って重要度がわからなくなるので、大切なメールだけに設定するようにしましょう。

取材・文：長田真理

2009年06月01日