上司への報告のしかた

■Q.
上司から、「報告が要領を得ない」と注意されてしまいました・・・。まだ会社に入ったばかりで、確かにあたふたしてしまいます。何をどのように伝えたら、報告上手になれるでしょう？？

★A.
「ほうれんそう」という言葉を聞いたことがある方、多いのではないでしょうか？　「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとって「ほれんそう」！　社会人のマナーとしていちばんはじめに教わる大事なことの一つです。ご相談くださった方は、この「報告」の義務を心得ているけれど、うまくできないとお悩みなのですね。

ここで思い出してほしいのが、学生時代に国語や英語の授業で習った「５Ｗ１Ｈ」。報告をする場合は、必ず右記の要素を盛り込み、伝えたい内容を整理するよう心がけましょう

・誰が （ＷＨＯ）
・いつ （ＷＨＥＮ）
・どこで （ＷＨＥＲＥ）
・何を （ＷＨＡＴ）
・なぜ （ＷＨＹ）
・どのように （ＨＯＷ）

これは、指示を受けるときも同じ。単に何をするかだけ聞いてその仕事を行なうのと、目的を確認して概要を理解した上で行なうのとでは、仕上がりに大きな差が生じる場合があります。とくに仕事には締切（納期）がつきもの。「ＷＨＥＮ（いつ）」は必ず確認するようにしてください。

そして、何ごとにも自分の勝手な判断を加えないことも重要。指示されたやり方よりも自分のやり方のほうがいいと思っても、念のため上司に確認することを忘れずに。「ほうれんそう」で言うところの「相談」ですね！

もうだいぶ慣れたという方も、ベテランの方も、思いのほかできていないことが多いもの。この機会に一度確認してみましょう。

監修：有川さち子（20/20 academy）
取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日