品のよい、ていねいな名刺交換で高感度アップ！

春は別れと出会いの季節です。３月くらいから、研修などで新入社員が会社に姿を見せ始めるところもあるでしょう。４月からは本格的な新人教育も待っています。春を何度も迎えた方も、もう一度紹介の基本をおさらいして、新入社員を迎えましょう。

まずは「紹介」の順番からおさらいです。基本的には、“目下の人”を“目上の人”に紹介して、その後で“目上の人”を“目下の人”に紹介します。ここで“目下”というのは、「身内（社内の人）」「年下」「男性」であり、“目上”は「外部（社外）の人」「年上」「女性」を指します。男性より女性が上になっているのは、レディーファーストの習慣からでしょうか。実際には、「女性」（一般的なくくりとして“目上”）で「年下」（一般的なくくりとして“目下”）などというように、反する条件が重なる場合があるので一筋縄ではいきませんが、基本的には「まず外部の人に対して身内を紹介する」ことを優先します。

また、一人の人に対して複数の人がいる場合は、はじめに複数の人に対して一人の人を紹介してから、その逆を行ないます。

そして、社外の人と初めて会った時につきものなのが「名刺交換」です。名刺交換の順序も基本的には紹介の順序に準じますが、名刺は先に“下の人”が出し、お客さまなど“上の人”はそれを受けてから名乗ります。名刺を受け取る時は、両手できちんと受け、ていねいに扱うことが大切です。「名刺は相手の顔」と心得、両端をしっかりと持ち、名前部分にはべたべた触らないようにしましょう。

会社に戻ってから日付や読み仮名などを名刺にメモ書きをする場合も、やはり「名刺は相手の顔」と心得て、表面には書かず、裏面に書きましょう。日頃の行動は、思わぬ時に出てしまうもの。見られていないからといってぞんざいに扱っていると、どこかで露呈してしまうものです。

時々名刺入れを持たず手帳や定期入れなどと兼用している方がいらっしゃいますが、名刺入れは相手の名刺を入れるための大切な仕事道具です。社会人なら、社会人らしい専用の名刺入れを持つようにしましょう。外に出ることがなく、受付などで名刺を受ける業務の場合も、名刺受けとしてトレイを使うなど、名刺単体で扱わないように気をつけましょう。

一通りの挨拶が終わったら、名刺はテーブルの上に置きます。相手が一人なら名刺入れの上に乗せてもいいですが、複数の場合はテーブルの席順に並べます。初対面では複数の相手の名前を覚えきれないことが多いので、とっさの時に確認するのにも便利です。 打ち合わせが終わった時の去り際も気を抜かず、「お名刺を頂戴いたします」と言って、一つひとつていねいに名刺入れにしまいます。間違っても、かき集めるようにザザッと束ねないようにしましょう。

いただいた名刺は会社の資産です。きちんと整理をし、相手の部署や役職が変わって新しい名刺をいただいたような場合は、古い名刺は整理します。顧客情報などをコンピュータで管理しているのであれば、データも更新しておきましょう。日頃のメンテナンスがきちんとできていれば、挨拶状や年賀状を出したりする時に慌てなくて済みますよ。

監修：有川さち子（20/20 academy）
取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日