他社に伺ったら、あなたが会社の代表ということを忘れずに

営業職の方はもちろんですが、事務職で基本的には内勤という方でも、届け物を頼まれるなど、時には取引先を訪問することがあるはずです。普段内勤だからと注意を怠っていると、いざという時に、どんな振る舞いをすればいいのか迷ってしまうかも。そこで、今回は訪問の作法を確認して、いざという時のために備えておきましょう。

まずは、訪問する時間です。あらかじめ時間が決められていれば問題はありませんが、自分でアポイントを取る場合は、月曜日の午前中や夕方のあわただしい時間など、先方の忙しそうな時間帯はなるべく避けて。また、かなり前にアポイントを取ってしまった場合は、念のため数日前に確認のメールを入れておきましょう。それほど前にアポイントを入れたわけでなくても、忙しくて予定を忘れてしまうこともあるので、あらかじめ確認を入れる方がいいでしょう。



訪問する際は、仮に届け物をお持ちするだけであっても、会社を代表していることを忘れずに。受付や警備員の人たちを含め、すべての人に丁寧に接するよう気をつけます。服装は華美すぎない落ち着いた雰囲気を心がけて。派手なアクセサリーは基本的にＮＧです。仕事中であることを常に意識してください。

先方に着いたら、コートや帽子はビルに入る前に脱ぐようにします。女性の場合、帽子はアクセサリーという考え方もありますが、仕事で他社に訪問する時は、基本的に脱ぎましょう。大型のオフィスビルの場合はビルに入ってからでも構いませんが、エレベーターを降りたらすぐ受付というケースも多いので、エレベーターに乗る前や、少なくとも先方のオフィスの受付前までには脱いで、お会いする準備を整えます。

応接室や打ち合わせスペースに通されたら、まずは下座（入り口付近）で立って待ちます。「どうぞ上座へ」と奥の席を勧められたら奥へ進んで座っても構いませんが、勝手に座らないようにしましょう。

コートなどを持っている場合は、ソファなどの下座側にたたんで置きましょう。通された部屋にハンガーなどが用意してある場合、先方が勧めてくれたらそれを利用しても構いません。なお、背もたれにかけるのはマナー違反ですから、覚えておきましょう。カバンは、基本的に自分の下座の足元に置くようにします。

お茶を出された場合、勧められてから飲むようにしましょう。あるいは、勧められなくても先方が飲めば、飲んでも構いません。お菓子を出された場合は、なかなか食べづらいものですが、先方が召し上がったら食べてもいいでしょう。

面会が終わった後も、ビル付近を離れるまで気を抜かないように。時々ビルを出た途端に携帯電話を取り出して話し始める人がいますが、誰に見られているかわかりませんし、他の取引先との会話など、万一聞かれては好ましくない場合もあるでしょう。忙しいのはわかりますが、１、２分のことです。少し離れるまで待ってかけるようにしましょう。

監修：有川さち子（20/20 academy）
取材・文：長田真理
イラスト：宮本和沙

2009年06月01日